Das Wort „Werkstattplanung“ hat mehrere Bedeutungen, im Stahlbau etwa geht es um Zeichnungen für die Fertigung. In der Kfz-Werkstatt heißt das Wort etwas anderes: die Frage, welche Arbeit an welchem Tag von wem erledigt wird. Diese Seite ist für Werkstattinhaber und Serviceberater, die ihre Tage verlässlicher planen wollen. Sie zeigt, wie du die verfügbaren Stunden ehrlich rechnest, wo der Engpass in deinem Betrieb liegt und warum die Planung schon bei der Annahme anfängt. Wie ein einzelner Termin aufgebaut ist, steht im Ratgeber Werkstatttermin.
Was Werkstattplanung leisten muss
Werkstattplanung beantwortet drei Fragen. Wie viele Stunden haben wir an einem Tag? Wie viele davon sind schon vergeben, und für welche Arbeiten? Und wer übernimmt welchen Auftrag auf welchem Platz?
Die erste Frage geht im Alltag leicht unter. Viele Plantafeln zeigen Termine als Kästchen mit Uhrzeit, aber nicht, wie viele Stunden hinter jedem Kästchen stecken. Drei Termine am Vormittag sehen gleich aus, ob es drei Ölwechsel sind oder zwei Ölwechsel und eine Fehlersuche an der Elektrik. Für die Halle ist das ein Unterschied von mehreren Stunden. Deshalb ist der Grundsatz dieser Seite: Plane in Stunden, die du hast, nicht in Terminen, die du vergibst.
Werkstattplanung beginnt bei der Annahme
Die Halle kann nur planen, was die Annahme ihr mitgibt. Steht am Termin nur „Inspektion“, fehlt die Dauer. Steht dort „Geräusch vorne links“, fehlt sie erst recht. Je genauer die Annahme die geschätzte Arbeitszeit und den Stand der Teile notiert, desto weniger Überraschungen gibt es auf der Bühne.
Praktisch heißt das: Jeder Termin bekommt bei der Vergabe eine Zahl, die geschätzten Stunden. Bei planbaren Arbeiten stammt sie aus den Vorgabezeiten des Herstellers oder aus eurer Erfahrung. Bei Diagnosen trägst du ein Zeitfenster für die Fehlersuche ein und vermerkst, dass danach neu geplant wird. Ohne diese Zahl ist jede Planung Schätzung am Morgen.
Wie viele Stunden ein Werkstatttag wirklich hat
Rechne für jeden Tag einzeln. Ausgangspunkt ist die Anwesenheit der Mechaniker laut Dienstplan. Davon gehen ab:
- Urlaub, Krankheit, Berufsschultage der Auszubildenden
- feste Aufgaben wie Probefahrten, Teileannahme, Aufräumen, Hol- und Bringfahrten
- Zeit, die der Meister in der Annahme oder am Telefon verbringt, falls er selbst mitarbeitet
Auch Pausen gehören nicht zur verfügbaren Zeit. Nach § 4 ArbZG ist die Arbeit bei mehr als sechs bis zu neun Stunden durch mindestens 30 Minuten Pause zu unterbrechen. Auszubildende sind nach § 15 BBiG für die Berufsschule freizustellen, und vor einem Unterricht, der vor 9 Uhr beginnt, dürfen sie nicht beschäftigt werden. Für Auszubildende unter 18 gilt nach § 15 Abs. 3 BBiG das Jugendarbeitsschutzgesetz mit eigenen Regeln zu Pausen und Arbeitszeit. Die Pause aus dem ArbZG rechnest du für sie also nicht. Das ist keine Rechtsberatung.
Was übrig bleibt, sind die Stunden, die du vergeben kannst. Schreib eine Woche lang mit, wofür die Zeit tatsächlich draufgeht. Dann rechnest du mit deiner Zahl statt mit einer Vermutung.
Auslastung berechnen: eine einfache Rechnung
Für die Werkstattplanung reicht eine einfache Rechnung: vergebene Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Tag hat nach Abzug aller festen Aufgaben 20 verfügbare Stunden, und 16 davon sind mit Terminen belegt. Dann ist der Tag zu 80 Prozent verplant, und 4 Stunden sind frei.
Wie viel frei bleiben sollte, kann dir keine Faustzahl sagen. Das hängt davon ab, wie viel Ungeplantes in deinem Betrieb typischerweise dazukommt. Miss es: Schreib vier Wochen lang auf, wie viele Stunden täglich für Arbeiten draufgingen, die morgens nicht im Plan standen. Der Durchschnitt ist dein Puffer. Er ist eine Zahl aus deinem Betrieb, nicht aus einem Lehrbuch.
Feste Fenster für wiederkehrende Arbeiten
Viele Arbeiten kommen jede Woche wieder: Inspektionen, Bremsen, Klimaservice, Räderwechsel. Für sie lohnen sich feste Fenster im Plan. Zum Beispiel jeden Vormittag zwei Plätze für Inspektionen, in der Saison einen Platz nur für Räder.
Feste Fenster haben zwei Vorteile. Die Annahme kann Standardtermine sofort zusagen, ohne in der Halle nachzufragen. Und die Halle weiß, womit sie den Tag beginnt. Was nicht in ein Fenster passt, wird einzeln geplant. Wie feste Fenster mit der Online-Buchung zusammenhängen, steht im Ratgeber Werkstatttermin online. Für die Reifensaison mit ihren eigenen Regeln gibt es den Ratgeber Reifenwechsel-Termine.
Den Engpass im Betrieb finden
In jeder Werkstatt gibt es eine Stelle, an der sich die Arbeit staut. In der freien Werkstatt ist es oft die Bühne oder der eine Mitarbeiter, der Diagnose kann. Im Karosserie- und Lackierbetrieb ist es meist die Lackierkabine, weil sie zwischen den Aufträgen trocknen und vorbereitet werden muss. Im Reifenservice ist es die Montiermaschine mit der Wuchtmaschine dahinter.
Werkstattplanung, die den Engpass kennt, plant vom Engpass aus. Ist die Kabine am Donnerstag belegt, nützt es nichts, am Mittwoch drei Unfallautos zu zerlegen. Frag dich deshalb: Wo warten bei uns Autos oder Leute? Dort fängt die Planung an, und alles andere richtet sich danach.
Wartende Aufträge: Teile und Freigaben
Ein Auto auf der Bühne, an dem niemand weiterarbeiten kann, kostet doppelt: Es blockiert den Platz, und der Mechaniker muss umdisponieren. Die beiden häufigsten Gründe sind fehlende Teile und eine fehlende Freigabe des Kunden für Zusatzarbeiten.
Bei Teilen hilft die Regel: Kein Termin für eine Reparatur, bevor klar ist, wann die Teile da sind. Bei Freigaben hilft die Vorbereitung. Wer schon bei der Annahme klärt, wie der Kunde erreichbar ist, bekommt schneller ein Ja oder Nein. Wie so eine Rückfrage aufgebaut ist, steht im Ratgeber Reparaturfreigabe. Und was schriftlich festgehalten sein sollte, bevor das Auto in die Halle geht, erklärt der Ratgeber Reparaturauftrag.
Der Plan am Morgen, am Mittag und am Abend
Ein Plan, der um 7 Uhr stimmt, stimmt um 11 Uhr selten noch ganz. Deshalb braucht Werkstattplanung feste Zeitpunkte, an denen jemand hinschaut.
- Morgens, vor dem ersten Kunden: Wer ist da, welche Teile sind gekommen, welche Autos stehen schon auf dem Hof? Dafür genügt ein kurzes Treffen in der Halle.
- Mittags: Was ist fertig, was hängt an einer Freigabe, welche Abholzeiten müssen den Kunden neu genannt werden? Kunden, deren Auto später fertig wird, erfahren es jetzt und nicht um 17 Uhr am Tresen.
- Abends: Was bleibt über Nacht stehen, und was bedeutet das für morgen?
Wer diese drei Blicke einhält, erfährt von Verschiebungen früh genug, um Kunden Bescheid zu geben.
Werkstattplanung mit Excel, Plantafel oder Software
Für die Werkzeuge gilt: Das einfachste, das alle Termine an einem Ort zeigt, ist das richtige. Eine Magnettafel an der Wand funktioniert, solange alle im selben Raum arbeiten. Eine Tabelle funktioniert, solange eine Person sie pflegt. Viele Werkstattprogramme bringen eine Plantafel mit, die Termine mit Aufträgen und Rechnungen verbindet.
Was bei jedem Werkzeug gleich bleibt: Es braucht zu jedem Termin die geschätzten Stunden, und es braucht eine Stelle, an der Termine aus Telefon, WhatsApp, Mail und Online-Buchung zusammenkommen. Ein teures Programm, in das nur die Hälfte eingetragen wird, plant schlechter als eine gut gepflegte Tafel.
Beispiele aus drei Betriebsarten
Die Fälle sind Beispiele, keine Kunden von uns.
- Freie Werkstatt mit vier Mechanikern: Der Inhaber trägt jeden Morgen die verfügbaren Stunden ein, bevor das Telefon klingelt. Diagnosetermine legt er auf den Vormittag, damit am Nachmittag Zeit für die Reparatur bleibt, falls der Kunde zustimmt.
- Karosserie und Lack: Der Betrieb plant rückwärts von der Kabine. Jeder Reparaturtermin bekommt einen festen Lacktag, und die Karosseriearbeit davor wird so gelegt, dass das Auto am Lacktag fertig vorbereitet ist.
- Reifenservice: In der Saison gibt es nur zwei Arten von Plätzen: Räder tauschen und Reifen umziehen. Beide haben eine feste Dauer, die der Betrieb in der Vorsaison selbst gemessen hat. Andere Arbeiten nimmt er in diesen Wochen nur in einem festen Fenster an.
Werkstattplanung mit einem KI-Agenten
Welcher Auftrag auf welche Bühne geht, entscheidet weiter der Meister. Ein KI-Agent hilft eine Stufe früher, bei der Annahme. Er liest Terminwünsche, die schriftlich reinkommen, sammelt die Angaben, aus denen sich die Dauer schätzen lässt, und schlägt nur Zeiten aus den festen Fenstern vor. Passt ein Wunsch in kein Fenster, bekommt ihn der Meister oder Serviceberater mit allen gesammelten Angaben auf den Tisch.
Der Plan wird dadurch nicht automatisch, aber vollständiger: Jeder Termin kommt mit Fahrzeug und Anliegen an, und der Meister kann die Dauer schätzen, bevor er zusagt. Ob das bei dir der passende Einstieg ist, findest du im Agenten-Check heraus. Wer Kunden abholt, plant die Fahrten nach dem Ratgeber Hol- und Bringservice mit ein.
Häufige Fragen
Wie berechnet man die Auslastung einer Werkstatt?
Eine einfache Form: verplante Stunden eines Tages geteilt durch die Stunden, die an diesem Tag wirklich zur Verfügung stehen. Verfügbar ist die Anwesenheit der Mechaniker abzüglich Urlaub, Krankheit, Berufsschule und fester Aufgaben. Für die Rückschau rechnest du dasselbe mit den tatsächlich abgerechneten Stunden. Wichtig ist, dass du die Rechnung jede Woche gleich machst, damit die Zahlen vergleichbar bleiben.
Was bedeutet AW in der Werkstatt?
AW steht für Arbeitswert, eine Zeiteinheit aus den Vorgaben der Fahrzeughersteller. Für viele Arbeiten ist festgelegt, wie viele Arbeitswerte sie dauern. Wie viele Minuten ein Arbeitswert hat, steht in den Vorgaben, mit denen dein Betrieb arbeitet. Für die Werkstattplanung sind Arbeitswerte ein guter Startwert, solange du sie gelegentlich mit der Zeit vergleichst, die deine Leute tatsächlich brauchen.
Geht Werkstattplanung mit Excel?
Für einen kleinen Betrieb ja, solange nur eine Person die Datei pflegt und alle anderen sie lesen. Eine Zeile je Mechaniker und Tag, eine Spalte je Auftrag mit geschätzten Stunden, eine Summe am Ende des Tages. Schwierig wird es, sobald mehrere Leute gleichzeitig Termine eintragen oder Termine aus Telefon, Mail und Online-Buchung zusammenlaufen.
Welche Software braucht man für die Werkstattplanung?
Viele Werkstattprogramme bringen eine Plantafel mit, und es gibt eigene Planungsprogramme. Welches passt, hängt weniger an der Software als an der Frage, ob alle Termine an einem Ort landen und ob die geschätzte Dauer bei der Annahme eingetragen wird. Ein Programm ohne diese Angaben zeigt nur, dass ein Termin existiert, nicht wie lange er dauert.
Quellen
- Arbeitszeitgesetz, § 4 Ruhepausen, abgerufen am
- Berufsbildungsgesetz, § 15 Freistellung, Anrechnung, abgerufen am
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