Kostenvoranschlag fürs Auto: so schreibt ihn deine Werkstatt

Für den Kunden ist der Kostenvoranschlag die Zahl, nach der er entscheidet. Für deine Werkstatt ist er mehr. Er legt fest, was du später berechnen kannst, was offen bleibt und ab wann du zum Telefon greifen musst. Diese Seite ordnet den Kostenvoranschlag fürs Auto von der ersten Anfrage bis zur Rechnung ein, mit den Paragrafen aus dem BGB und Beispielen aus vier Betriebsarten. Die Einzelfragen haben eigene Seiten: was ein Kostenvoranschlag kostet, der Reparaturauftrag, die Reparaturfreigabe und was gilt, wenn der Kostenvoranschlag überschritten wird. Die Paragrafen sind verlinkt, Stand der Quellen: 29. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Kostet ein Kostenvoranschlag beim Auto etwas?

Diese Frage stellt dir der Kunde oft schon am Telefon. Die ehrliche Antwort lautet: im Zweifel nichts. § 632 Abs. 3 BGB sagt, dass ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten ist. „Im Zweifel“ heißt: wenn ihr nichts anderes vereinbart habt.

Eine Gebühr ist also möglich, aber nur, wenn der Kunde vorher davon weiß und zustimmt. Ein Hinweis erst auf der Rechnung reicht dafür nicht. Davon zu trennen ist Arbeit, die vor der Schätzung nötig ist: Fehlerspeicher auslesen, eine Verkleidung abnehmen, eine Probefahrt mit dem Kunden. Sie kann als eigene Leistung vereinbart werden, und darüber sprecht ihr vorher. Wie du Gebühr, Fehlersuche und Verrechnung regelst, zeigt der Ratgeber Was ein Kostenvoranschlag kostet.

Was das BGB unter einem Kostenanschlag versteht

Im Alltag sagt jeder Kostenvoranschlag. Das BGB spricht vom Kostenanschlag, in § 632 und in § 649. Gemeint ist dasselbe: eine Berechnung, was eine Arbeit voraussichtlich kostet.

Eine Reparatur am Auto ist ein Werkvertrag nach § 631 BGB. Du schuldest das vereinbarte Ergebnis, der Kunde die vereinbarte Vergütung. Der Kostenvoranschlag ist die Grundlage, auf der ihr euch einigt. Der Vertrag selbst ist er nicht, der entsteht erst mit dem Auftrag. Ein Gutachten erstellt dagegen ein Kfz-Sachverständiger, und es ist ein eigenes Thema, das nicht auf diese Seite gehört.

Ist ein Kostenvoranschlag beim Auto verbindlich?

Das hängt davon ab, ob du für die Zahl einstehst. § 649 Abs. 1 BGB beschreibt den Normalfall: Dem Vertrag liegt ein Kostenanschlag zugrunde, und der Unternehmer hat keine Gewähr für seine Richtigkeit übernommen. Dann ist die Zahl eine Schätzung. Die Rechnung darf abweichen, aber nicht beliebig.

Übernimmst du die Gewähr, sagst du also ausdrücklich „diesen Preis halten wir“, ist das eine Preiszusage. Dann trägst du das Risiko, wenn die Reparatur mehr Arbeit macht. Schreib deshalb in jeden Kostenvoranschlag, welche der beiden Arten er ist. Ein Satz reicht, etwa „Schätzung nach Sichtprüfung“ oder „Festpreis für die genannten Positionen“. Wie ein solcher Satz im Einzelfall wirkt, hängt vom Wortlaut ab. Das ist keine Rechtsberatung.

Was in einen Kostenvoranschlag der Werkstatt gehört

Ein Kostenvoranschlag, über den später niemand streitet, enthält acht Dinge:

• Fahrzeug: Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometerstand am Tag der Besichtigung.
• Befund: was du gesehen hast und wie, etwa per Sichtprüfung, nach Fotos oder aus dem Fehlerspeicher.
• Arbeit: Positionen mit Arbeitswerten oder Stunden.
• Teile und Material: mit Menge und Preis, bei Lackarbeiten auch das Lackmaterial.
• Offene Punkte: was du ohne Demontage nicht beurteilen kannst.
• Art der Zahl: Schätzung oder Festpreis.
• Gültig bis: ein Datum, bis zu dem deine Preise gelten.
• Gebühr: ob der Kostenvoranschlag etwas kostet und ob sie bei Auftrag verrechnet wird.

Die ersten vier Punkte rechnest du. Die letzten vier sind Absprachen, und über genau diese gibt es Streit, wenn sie fehlen.

Offene Punkte: was hinter der Verkleidung liegt

An einem Auto siehst du nicht alles von außen. Hinter einem eingedrückten Stoßfänger kann ein Halter gebrochen sein, hinter einem Geräusch an der Vorderachse steckt vielleicht mehr als ein Lager. Ein Kostenvoranschlag, der nur zeigt, was sichtbar ist, wirkt günstiger, als die Reparatur am Ende wird.

Schreib deshalb hinein, was du noch nicht weißt und was daraus folgen kann. Zum Beispiel: „Halter und Träger hinter dem Stoßfänger erst nach Demontage prüfbar. Ist ein Teil beschädigt, melden wir uns, bevor wir weiterarbeiten.“ So ein Satz kostet dich eine Zeile. Er bereitet den Kunden auf den Anruf vor, den du vielleicht führen musst, und er hält fest, dass ihr darüber gesprochen habt.

Kostenvoranschlag nach Fotos: was geht und was nicht

Kommt eine Anfrage mit Fotos, per WhatsApp oder über ein Formular, reicht das oft für eine erste Einschätzung. Ein Kratzer am Kotflügel, eine Delle in der Tür, ein Steinschlag in der Scheibe lassen sich so einordnen. Dafür brauchst du Fotos aus festen Blickwinkeln, eine Nahaufnahme, eine Aufnahme mit Abstand und den Fahrzeugschein.

Was Fotos nicht zeigen: verdeckte Schäden, Spaltmaße, alles unter dem Blech. Ein Kostenvoranschlag nach Fotos sollte deshalb sagen, dass er auf Fotos beruht und am Fahrzeug geprüft wird, bevor die Arbeit beginnt. Wird aus der Einschätzung ein Besuch, kommt der Kunde zur Besichtigung oder gleich zur Reparatur. Wie du diese Termine vergibst, steht im Ratgeber Werkstatttermin.

Wer in der Werkstatt rechnet und wer prüft

In einem kleinen Betrieb schreibt meist der Meister den Kostenvoranschlag, zwischen zwei Autos und neben dem Telefon. Das geht, solange er alles vor sich hat. Leichter wird es, wenn die Arbeit in drei Schritte zerfällt: Die Annahme sammelt Fahrzeugdaten, Fotos und die Beschreibung des Kunden. Der Meister wählt Positionen und Preise. Und jemand zweites liest den fertigen Kostenvoranschlag gegen den Befund, bevor er rausgeht.

Der dritte Schritt fängt Fehler ab, die dem Schreiber selbst leicht entgehen: eine vergessene Position, ein offener Punkt ohne Satz, ein fehlendes Datum. Die Positionen selbst kommen aus deiner Kalkulation, aus Arbeitswerten oder eigener Erfahrung, nie aus einer Schätzung am Telefon. Je klarer diese Aufteilung ist, desto weniger hängt am Kopf einer einzigen Person.

Die Preisfrage am Telefon

„Was kostet das ungefähr?“ Auf diese Frage am Telefon nennt man schnell eine Zahl. Sie bleibt beim Kunden hängen, auch wenn du „ungefähr“ dazugesagt hast. Rechtlich ist auch eine mündliche Schätzung ein Kostenanschlag, denn eine Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor.

Besser ist eine Antwort, die erklärt, wovon der Preis abhängt, und einen Weg zur Zahl anbietet: „Das hängt davon ab, ob nur die Beläge fällig sind oder auch die Scheiben. Schicken Sie uns ein Foto vom Fahrzeugschein, dann bekommen Sie einen Kostenvoranschlag schriftlich.“ Damit hat der Kunde eine Antwort, und du hast eine Zahl, die du begründen kannst.

Von der Schätzung zum Auftrag

Der Kostenvoranschlag ist eine Einschätzung. Erst der Auftrag macht daraus einen Vertrag. In der Werkstatt passiert das oft nebenbei: Der Kunde gibt den Schlüssel ab und sagt „Dann machen Sie mal“. Auch das ist ein Werkvertrag, denn § 631 BGB verlangt keine Schriftform.

Für dich ist der schriftliche Auftrag trotzdem die bessere Wahl. Er hält fest, auf welchen Kostenvoranschlag er sich bezieht, was genau gemacht wird und wann du anrufst, bevor es teurer wird. Was in einen Reparaturauftrag gehört und wie du ihn bei der Annahme ausfüllst, steht im Ratgeber Reparaturauftrag.

Wenn bei der Reparatur mehr auftaucht

Die Bremse vorn steht im Auftrag. Beim Ausbau zeigt sich, dass die Bremsschläuche porös sind. Der Lackierer schleift die Tür an und findet Rost unter dem Lack. Das ist Werkstattalltag, und es ist der Moment, in dem Vertrauen entsteht oder verloren geht.

Was nicht im Auftrag steht, ist nicht vereinbart. Für die Zusatzarbeit brauchst du deshalb das Ja des Kunden, bevor du sie machst. Wie du die Freigabe so einholst, dass der Kunde schnell entscheiden kann und du sie später belegen kannst, beschreibt der Ratgeber Reparaturfreigabe. Der Kern: ein Foto vom Befund, ein Preis, eine klare Frage, und die Antwort landet in der Akte.

Wenn die geschätzte Summe nicht reicht

Manchmal betrifft der Mehraufwand keine neue Arbeit, sondern die vereinbarte selbst. Die Demontage dauert länger, ein Teil ist teurer geworden. Dafür gilt § 649 Abs. 2 BGB: Ist eine wesentliche Überschreitung des Kostenanschlags zu erwarten, musst du den Kunden unverzüglich informieren.

Kündigt der Kunde deshalb, begrenzt § 649 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 645 Abs. 1 BGB deinen Anspruch: Du bekommst den Teil der Vergütung, der deiner bisherigen Arbeit entspricht, dazu Auslagen, die nicht in der Vergütung stecken. Das Recht zu kündigen ergibt sich aus § 648 BGB. Was „wesentlich“ heißt, sagt das Gesetz nicht in Prozent. Mehr dazu im Ratgeber Kostenvoranschlag überschritten. Das ist keine Rechtsberatung.

Die Rückruf-Schwelle: deine Grenze, bevor es teurer wird

Weil das Gesetz keine Prozentzahl nennt, raten wir dir, selbst eine Grenze festzulegen. Nicht als Rechtsgrenze, sondern als Regel für deine Werkstatt: Ab welchem Mehrbetrag ruft ihr den Kunden an, bevor weitergearbeitet wird? Diese Schwelle steht im Kostenvoranschlag und im Auftrag.

Das hat drei Folgen. Der Kunde weiß vorher, dass er angerufen wird, und ist am Telefon nicht überrascht. Dein Mechaniker weiß, wann er den Meister holt, statt allein zu entscheiden. Und die Frage, ob eine Überschreitung schon wesentlich war, wird seltener streitig, weil der Kunde vorher gefragt wurde. Das klappt nur, wenn die Schwelle unter dem liegt, was wesentlich sein könnte, denn die Anzeigepflicht aus § 649 Abs. 2 BGB gilt unabhängig von eurer Absprache. Eine Schwelle, die für alle Betriebe passt, gibt es nicht. Sie hängt an deinen Kunden und an der Art der Arbeit. Das ist keine Rechtsberatung.

Beispiele aus vier Betrieben

Die Fälle sind Beispiele, keine Kunden von uns.

• Freie Werkstatt: Ein Kunde meldet quietschende Bremsen. Der Kostenvoranschlag nennt Beläge und Scheiben vorn als Schätzung nach Sichtprüfung. Offener Punkt: Sättel und Schläuche erst nach dem Ausbau prüfbar.
• Karosserie und Lack: Ein Unfallschaden hinten links kommt per WhatsApp. Der Kostenvoranschlag nennt Stoßfänger instand setzen und lackieren, mit dem Hinweis, dass er auf Fotos beruht. Offener Punkt: Halter und Parksensor hinter dem Stoßfänger.
• Reifenservice: Beim Einlagern fällt wenig Profil auf. Der Kostenvoranschlag nennt neue Reifen in zwei Preislagen und ein Datum, bis zu dem die Preise gelten.
• Kfz-Meisterbetrieb: Die Motorkontrollleuchte brennt. Zuerst wird die Fehlersuche als eigene Leistung vereinbart, der Kostenvoranschlag für die Reparatur folgt danach.

In jedem Fall steht im Kostenvoranschlag auch, was die Zahl nicht abdeckt.

Wie lange ein Kostenvoranschlag gilt

Eine feste Gültigkeitsdauer nennt das BGB für den Kostenanschlag nicht. Für dich zählt eine andere Frage: Wie lange halten deine Teilepreise? Kommt ein Kunde nach drei Monaten mit dem alten Kostenvoranschlag, willst du nicht darüber streiten, ob er noch gilt.

Schreib deshalb ein Datum hinein, zum Beispiel „Preise gültig bis 30. November 2026“. Ein Datum liest jeder gleich, bei einer Frist in Wochen fragt sich der Kunde, ab wann sie läuft. Kommt der Kunde nach dem Datum, entscheidest du, ob du den alten Kostenvoranschlag bestätigst oder einen neuen schreibst. Bei Reifen und Teilen mit schwankenden Preisen ist eine kürzere Frist sinnvoll als bei reiner Arbeitszeit.

Preis und Termin zusammen anbieten

Hat der Kunde den Kostenvoranschlag gelesen, kommt meist die nächste Frage: Wann kann ich kommen? Bietest du gleich zwei mögliche Termine an, muss er nur noch wählen. Dafür musst du wissen, wie voll die Halle in den nächsten Wochen ist. Wie das geht, steht im Ratgeber Werkstattplanung.

Bei Reparaturen, die mehrere Tage dauern, hilft es, im Kostenvoranschlag gleich zu sagen, ob du einen Hol- und Bringservice anbietest. Bei Reifen gehört der Termin oft schon zur Anfrage, mehr dazu bei den Reifenwechsel-Terminen. So wird aus der Zahl ein Plan, dem der Kunde zustimmen kann.

Was im Büro vor dem Rechnen liegt

Bevor du rechnest, muss einiges da sein: Fahrzeugschein, Fotos aus den richtigen Winkeln, eine Beschreibung des Schadens, bei Unfällen die Schadennummer. Kommt das über WhatsApp, Mail und Telefon, liegt es an drei Orten. Wer den Kostenvoranschlag schreiben will, sucht erst einmal zusammen.

Die Lösung ist kein neues Programm, sondern ein Ort je Vorgang. Alles zu einem Fahrzeug liegt beisammen, und man sieht, was noch fehlt. Ob das ein Ordner, eine Liste oder eine Software ist, hängt von deinem Betrieb ab. Entscheidend ist, dass jemand fehlende Unterlagen nachfordert, bevor der Meister sich zum Rechnen hinsetzt.

Was ein KI-Agent dabei vorbereitet

Genau diese Vorarbeit kann ein KI-Agent übernehmen. Wir von Smoke and Luck bauen solche Agenten für Kfz-Betriebe. Beim Kostenvoranschlag liest der Agent die Anfrage, legt Fotos und Fahrzeugdaten in einen Vorgang und bittet den Kunden um das, was fehlt. Ist alles da, legt er einen Entwurf mit euren Positionen und den offenen Punkten an.

Rechnen, prüfen und abschicken bleibt beim Meister. Kein Kostenvoranschlag geht ohne seine Freigabe an den Kunden. Ob das für deinen Betrieb passt und mit welchem Ablauf du anfangen würdest, zeigt der Agenten-Check in sechs Fragen.

Sechs Fehler im Kostenvoranschlag, die Ärger machen

• Gebühr erst auf der Rechnung: Was nicht vorher vereinbart war, ist nach § 632 Abs. 3 BGB im Zweifel nicht zu bezahlen.
• Keine Angabe zur Art der Zahl: Der Kunde hält eine Schätzung für einen Festpreis.
• Nur Sichtbares: Verdeckte Schäden fehlen, und jede Ergänzung wirkt wie ein Nachschlag.
• Kein Datum: Der Kunde kommt nach Monaten und erwartet den alten Preis.
• Mehrarbeit ohne Rückfrage: Die Arbeit ist gemacht, aber nicht freigegeben.
• Überschreitung erst bei der Abholung: Die Anzeige nach § 649 Abs. 2 BGB kommt zu spät.

Jeder dieser Fehler lässt sich mit einer Zeile im Kostenvoranschlag oder im Auftrag vermeiden.