Das Auto steht auf der Bühne, die Räder sind ab, und der Mechaniker kommt ins Büro: „Die Schläuche hinten sind auch durch.“ Jetzt hängt viel an einer Nachricht. Erreichst du den Kunden schnell und versteht er, worum es geht, ist die Arbeit in einer Stunde erledigt. Erreichst du ihn nicht, blockiert das Auto die Bühne. Und machst du die Arbeit ohne sein Ja, steht später ein Betrag auf der Rechnung, über den nie gesprochen wurde. Diese Seite zeigt, wann du eine Reparaturfreigabe brauchst und wie eine Anfrage aussieht, auf die der Kunde schnell antwortet. Wie Kostenvoranschlag, Auftrag und Freigabe zusammenhängen, zeigt der Ratgeber Kostenvoranschlag in der Werkstatt. Rechtlicher Stand dieser Seite: 29. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.
Was eine Reparaturfreigabe ist
Eine Reparaturfreigabe ist das Ja des Kunden zu einer Arbeit, bevor du sie ausführst. Das Wort steht in keinem Gesetz, es beschreibt einen Ablauf aus dem Werkstattalltag. Rechtlich geht es um eine einfache Frage: Ist die Arbeit vereinbart?
Ein Reparaturauftrag ist ein Werkvertrag nach § 631 BGB. Der Kunde schuldet die vereinbarte Vergütung für das vereinbarte Werk. Eine Arbeit, die nicht im Auftrag steht, gehört nicht dazu. Mit der Freigabe erweitert ihr den Auftrag, und erst dann ist die Zusatzarbeit Teil des Vertrags.
Reparaturfreigabe: wann du sie brauchst
Drei Lagen kommen in der Werkstatt immer wieder vor:
- Neue Arbeit: Beim Arbeiten fällt etwas auf, das nicht im Auftrag steht. Poröse Schläuche, ein ausgeschlagenes Lager, Rost unter dem Lack.
- Teurer als gedacht: Die vereinbarte Arbeit selbst wird aufwendiger. Ist dabei eine wesentliche Überschreitung des Kostenanschlags zu erwarten, musst du sie nach § 649 Abs. 2 BGB unverzüglich anzeigen.
- Von der Suche zur Reparatur: Der Auftrag lautete auf Fehlersuche. Jetzt ist die Ursache klar, und die Reparatur ist ein neuer Schritt.
In allen drei Fällen hilft dieselbe Anfrage. Der zweite Fall hat eine eigene Seite, den Ratgeber Kostenvoranschlag überschritten.
Warum die Reparaturfreigabe vor der Arbeit kommt
Eine Freigabe im Nachhinein ist keine Freigabe, sondern eine Bitte um Verständnis. Hat der Mechaniker die Schläuche schon getauscht, kann der Kunde nicht mehr Nein sagen, nur noch diskutieren. Das fühlt sich für ihn nach vollendeten Tatsachen an, auch wenn die Arbeit nötig war.
Deshalb gilt in der Halle eine einfache Regel: Was nicht im Auftrag steht, wird angefragt, bevor jemand das Werkzeug ansetzt. Liegt die Arbeit unter der Rückruf-Schwelle, die der Kunde im Auftrag genannt hat, ist sie nach eurer Absprache ohne Rückruf möglich. Ob eine solche Vorabfreigabe im Streit trägt, hängt vom Wortlaut im Auftrag ab. Die Schwelle bleibt eine Regel für deinen Betrieb und sollte unter dem liegen, was wesentlich sein könnte. Alles darüber geht über den Tisch des Meisters und dann an den Kunden. Wo die Schwelle im Auftrag steht und wie du sie bei der Annahme erfragst, zeigt der Ratgeber Reparaturauftrag. Das ist keine Rechtsberatung.
Reparaturfreigabe am Telefon, per WhatsApp oder Mail
Eine bestimmte Form verlangt das BGB für den Werkvertrag nicht. Ein Ja am Telefon ist deshalb genauso eine Zustimmung wie eine Unterschrift. Der Unterschied liegt darin, was du später zeigen kannst.
Unsere These dazu: Eine Freigabe, die du nicht zeigen kannst, hilft dir im Streit nicht. Ein Anruf ist schnell, aber flüchtig. Schick deshalb nach jedem telefonischen Ja eine kurze Nachricht hinterher: „Wie besprochen tauschen wir die Bremsschläuche hinten zusätzlich, Mehrpreis [Betrag].“ Eine Nachricht per WhatsApp oder Mail hält fest, was gefragt und was geantwortet wurde. Ein klarer Satz des Kunden ist dabei mehr wert als ein Daumen-Emoji. Das ist keine Rechtsberatung.
Was in eine Anfrage zur Reparaturfreigabe gehört
Eine Anfrage, auf die der Kunde schnell antwortet, enthält sechs Teile:
- Foto vom Befund: Der Kunde sieht, was der Mechaniker sieht.
- Ein Satz in Kundensprache: „Die Schläuche sind spröde, sie können reißen“, nicht „BS HA porös“.
- Preis: der Mehrbetrag für Arbeit und Teile.
- Folge bei Nein: was passiert, wenn er die Arbeit nicht machen lässt.
- Eine Ja-Nein-Frage: „Sollen wir das mitmachen?“
- Frist: bis wann ihr die Antwort braucht, damit der Abholtermin hält.
Fehlt der Preis, fragt der Kunde zurück. Fehlt die Folge, entscheidet er ohne Grundlage. Fehlt die Frist, antwortet er abends, wenn die Halle zu ist.
Ein Muster für die Anfrage
So sieht eine Anfrage aus, die alle sechs Teile enthält. Werte in Klammern setzt du selbst ein.
| Teil | Text |
|---|---|
| Anrede und Anlass | „Guten Tag Herr [Name], bei der Reparatur Ihres [Fahrzeug] haben wir etwas gefunden.“ |
| Befund | „Die Bremsschläuche hinten sind spröde (Foto anbei). Reißt einer, verliert die Bremse Flüssigkeit.“ |
| Preis | „Der Tausch kostet zusätzlich [Betrag] inklusive Teile.“ |
| Folge bei Nein | „Ohne Tausch bauen wir alles wieder zusammen wie besprochen und vermerken den Befund auf der Rechnung.“ |
| Frage und Frist | „Sollen wir die Schläuche mittauschen? Wenn Sie bis [Uhrzeit] antworten, bleibt es beim Abholtermin heute.“ |
Wenn der Kunde nicht erreichbar ist
Dann gibt es kein Ja, und die zusätzliche Arbeit bleibt liegen. Du erledigst, was im Auftrag steht, hältst den Befund mit Foto fest und versuchst es auf einem zweiten Weg: nach dem Anruf eine Nachricht, nach der Nachricht ein zweiter Anruf.
Blockiert das Auto dabei die Bühne, kostet das Zeit, die du an einem anderen Auto brauchst. Wie du für solche Fälle Puffer einplanst, zeigt der Ratgeber Werkstattplanung. Damit es seltener so weit kommt, fragst du schon bei der Annahme nach einer Nummer für tagsüber und nach der Rückruf-Schwelle. Wer vorher gesagt hat, bis zu welchem Betrag ihr weitermachen dürft, muss seltener erreicht werden.
Wenn der Kunde Nein sagt
Ein Nein ist eine Antwort, und sie gehört genauso in die Akte wie ein Ja. Halte fest, was du angeboten hast, was der Kunde abgelehnt hat und wann. Steht der Befund auch auf der Rechnung, weiß jeder in der Werkstatt beim nächsten Besuch, was offen ist.
Betrifft der Befund die Verkehrssicherheit, etwa an Bremsen, Lenkung oder Reifen, sag das in der Anfrage deutlich und schreib es auf die Rechnung. Was du darüber hinaus tun musst, ist eine Frage für deinen Anwalt oder deinen Verband, nicht für diesen Ratgeber. Für den Kunden ist ein klarer Hinweis die beste Hilfe, um später doch noch zu entscheiden. Das ist keine Rechtsberatung.
Zwei Freigaben: der Kunde und der Meister
In einer Werkstatt mit KI-Agent gibt es zwei Freigaben. Die erste kennst du: Der Kunde gibt die Reparatur frei. Die zweite kommt davor: Der Meister gibt frei, was an den Kunden geht.
Die zweite Freigabe ist die Stelle, an der unsere KI-Agenten für Kfz-Betriebe stehen bleiben. Meldet die Halle in der Tagesliste einen Befund mit Mehrkosten, bereitet der Agent die Anfrage an den Kunden als Entwurf vor. Den Preis setzt der Meister ein, er prüft den Befund und schickt die Anfrage ab. Antwortet der Kunde per WhatsApp oder Mail, liest der Agent die Antwort und legt sie zum Vorgang. Ob das für deinen Betrieb passt, zeigt der Agenten-Check.
Beispiele aus drei Betrieben
Die Fälle sind Beispiele, keine Kunden von uns.
- Freie Werkstatt: Beim Ölwechsel fällt ein undichter Wellendichtring auf. Die Anfrage geht mit Foto per WhatsApp raus, der Kunde antwortet nach zwanzig Minuten mit „Ja, bitte machen“. Die Antwort liegt beim Vorgang.
- Karosserie und Lack: Unter dem Lack der Tür zeigt sich Rost an der Kante. Der Betrieb schickt Foto und Mehrpreis per Mail und bittet um Antwort bis zum Nachmittag, weil die Tür sonst nicht in die Kabine kann.
- Kfz-Meisterbetrieb: Die Fehlersuche ergibt ein defektes Steuergerät. Der Meister ruft an, erklärt den Befund und schickt danach den Kostenvoranschlag für die Reparatur als Nachricht hinterher. Mehr zur Gebühr für die Suche steht im Ratgeber Was ein Kostenvoranschlag kostet.
Bei Unfallschäden, die über eine Versicherung laufen, kommen weitere Beteiligte dazu. Diese Abstimmung ist ein eigenes Thema und bleibt beim Meister.
Häufige Fragen
Was ist eine Reparaturfreigabe?
Die Reparaturfreigabe ist die Zustimmung des Kunden zu einer Arbeit, die noch nicht vereinbart war oder teurer wird als besprochen. Sie kommt, bevor die Werkstatt die Arbeit ausführt. Im Alltag läuft sie per Telefon, WhatsApp, SMS oder Mail. Für die Werkstatt ist wichtig, dass sie die Freigabe später zeigen kann, mit Datum, Preis und der Antwort des Kunden.
Reicht eine Reparaturfreigabe per WhatsApp?
Für den Werkvertrag schreibt das BGB keine Form vor, ein klares Ja per WhatsApp ist deshalb eine Zustimmung. Entscheidend ist, dass die Nachricht eindeutig ist und auffindbar bleibt: Die Anfrage nennt Arbeit und Preis, der Kunde antwortet mit Ja, und beides wird beim Vorgang abgelegt. Ein Daumen-hoch-Emoji ist weniger eindeutig als ein Satz. Das ist keine Rechtsberatung.
Was tun, wenn der Kunde nicht erreichbar ist?
Ohne Ja wird die zusätzliche Arbeit nicht gemacht. Die Werkstatt erledigt, was im Auftrag steht, dokumentiert den Befund mit Foto und versucht es auf einem zweiten Weg, etwa mit einer Nachricht nach dem Anruf. Damit das selten passiert, gehören eine Nummer für tagsüber und eine Rückruf-Regel schon in den Reparaturauftrag.
Was gehört in eine Anfrage zur Reparaturfreigabe?
Ein Foto vom Befund, ein Satz in Kundensprache, was das Problem ist, der Preis der zusätzlichen Arbeit, was passiert, wenn der Kunde Nein sagt, eine Frage, die er mit Ja oder Nein beantworten kann, und bis wann ihr die Antwort braucht, damit der Abholtermin hält.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 631 Vertragstypische Pflichten beim Werkvertrag, abgerufen am
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 649 Kostenanschlag, abgerufen am
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