Reifenwechsel-Termine: deine Einlagerungsliste plant die Saison

Fällt der erste Schnee, wollen alle auf einmal wechseln, die bis dahin gewartet haben. Wer erst dann einen Reifenwechsel-Termin sucht, bekommt nicht immer sofort einen freien Platz. Diese Seite ist für Werkstätten, die diese Spitze besser planen wollen. Sie zeigt, was für den Wechsel gesetzlich gilt, warum die Einlagerungsliste die eigentliche Terminliste ist, wie du Kunden in Wellen einlädst und was nach dem Wechsel zählt. Wie Termine grundsätzlich aufgebaut sind, steht in der Säule Werkstatttermin.

Wann der Reifenwechsel fällig ist

Die Frage, die Autofahrer zuerst stellen, hat eine ehrliche Antwort: Ein festes Datum gibt es in Deutschland nicht. Nach § 2 Abs. 3a StVO darf ein Auto bei Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eis- oder Reifglätte nur mit Reifen fahren, die den Anforderungen von § 36 Abs. 4 StVZO genügen. Dort steht auch, dass Winterreifen das Alpine-Symbol tragen müssen, das Bergpiktogramm mit Schneeflocke. Die Mindestprofiltiefe von 1,6 Millimetern regelt Absatz 3 derselben Vorschrift. Das ist keine Rechtsberatung.

Die bekannte Regel „von O bis O“, also Oktober bis Ostern, ist nur eine Faustregel. Der ADAC nennt sie einen groben Hinweis ohne rechtliche Relevanz. Für die Planung taugt sie trotzdem: Sie sagt dir, wann deine Kunden anfangen, an den Wechsel zu denken.

Warum Reifenwechsel-Termine jedes Jahr gleich eng werden

Die Spitze entsteht nicht, weil es übers Jahr zu wenig Plätze gibt, sondern weil viele zur selben Zeit kommen wollen. Wer bis zum Wetterumschwung wartet, ruft am selben Morgen an wie alle anderen, die gewartet haben. Dann werden die freien Plätze schnell knapp.

Dazu kommt, dass Reifenwechsel-Termine kurz sind und viel Organisation brauchen. Räder aus dem Lager holen, auf den Wagen legen, nach dem Wechsel wieder einlagern, Profil notieren, Kunden über verschlissene Reifen informieren. Der Wechsel selbst ist oft das Schnellste daran. Wer nur die Zeit an der Montiermaschine plant, unterschätzt die Arbeit drumherum.

Einlagerungsliste und Terminliste sind eins

Wer Räder einlagert, hat einen Vorteil, den er selten nutzt: Er weiß, wer im Herbst kommen wird. Jeder eingelagerte Radsatz ist ein Termin, der schon feststeht, nur ohne Datum.

Daraus folgt der Grundsatz dieser Seite: Warte nicht, bis die Kunden anrufen. Lade sie ein, bevor das Wetter es tut. Im Sommer, wenn es ruhig ist, sortierst du die Einlagerungsliste. Im September gehen die ersten Einladungen raus, mit festen Zeiten zur Auswahl. Laufkundschaft ohne Einlagerung bekommt die Zeiten, die übrig bleiben. So verteilt sich die Spitze über mehrere Wochen, und der erste Schneetag trifft eine Werkstatt, die schon halb durch ist.

Was bei der Einlagerung notiert wird

Die Einladung im Herbst ist nur so gut wie die Notizen aus dem Frühjahr. Bei jeder Einlagerung gehören diese Angaben auf die Karte oder in die Liste:

• Profiltiefe je Rad, gemessen und nicht geschätzt
• Alter der Reifen laut Herstellungsdatum an der Flanke
• Schäden, Beulen, Risse oder ungleichmäßiger Verschleiß
• Felgenart und ob ein Adapter für Felgenschlösser dabei ist
• ob das Fahrzeug Reifendrucksensoren hat
• wie der Kunde erinnert werden möchte

Wer das sauber notiert, weiß im Sommer, welche Kunden neue Reifen brauchen werden, und kann sie zuerst einladen.

Reifenwechsel-Termine in Wellen vergeben

Die Einladung läuft am besten in Wellen, und zwar nach Aufwand, nicht nach Alphabet.

1. Erste Welle: Kunden, die neue Reifen brauchen. Sie brauchen einen Kostenvoranschlag für die neuen Reifen, eine Bestellung und einen längeren Termin. Wer früh fragt, hat Zeit für Lieferzeiten. Bevor bestellt wird, braucht es die Zustimmung des Kunden, wie im Ratgeber Reparaturfreigabe beschrieben.
2. Zweite Welle: reine Wechsel mit eingelagerten Rädern. Kurze, gleichförmige Termine in festen Fenstern.
3. Dritte Welle: Kunden, die beim letzten Mal spät dran waren. Eine freundliche Erinnerung mit den letzten freien Zeiten.

So hat die Halle früh Zeit für die langen Termine und später Platz für die kurzen.

Reifenwechsel-Termine in festen Fenstern

In der Saison lohnt es sich, eigene Fenster nur für Reifen anzulegen, getrennt vom übrigen Plan. Ein Fenster für Räderwechsel, ein längeres für Reifen umziehen mit Wuchten. Wie viele Fenster pro Tag möglich sind, hängt von Leuten und Maschinen ab, und die Dauer misst du am besten selbst in der Vorsaison, statt sie zu schätzen.

Feste Fenster machen die Annahme einfacher. Wer anruft, bekommt sofort eine Zeit, ohne dass jemand in die Halle muss. Und wer online bucht, sieht nur diese Fenster. Wie das zusammenspielt, steht im Ratgeber Werkstatttermin online. Was die Reifenfenster für den übrigen Tag bedeuten, steht im Ratgeber Werkstattplanung.

Warten oder abgeben: zwei Arten von Terminen

Beim Reifenwechsel wollen manche Kunden dabeibleiben, andere geben das Auto morgens ab und holen es abends. Für die Planung sind das zwei verschiedene Termine.

Ein Wartetermin muss pünktlich anfangen, sonst sitzt der Kunde in der Annahme und schaut auf die Uhr. Er gehört in ein festes Fenster, in dem nichts anderes dazwischenkommt. Ein Abgabetermin ist beweglich: Das Auto steht auf dem Hof, und die Halle wechselt, wenn eine Lücke entsteht. Frag deshalb bei der Terminvergabe, welche Art es sein soll. Wer Wartekunden und Abgabekunden mischt, ohne es zu wissen, verliert den Überblick, sobald ein einziger Termin länger dauert als geplant.

Erinnern: mit Erlaubnis des Kunden

Eine Einladung zum Reifenwechsel ist Service, kann rechtlich aber Werbung sein. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ist Werbung über elektronische Post im Grundsatz nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers erlaubt. Geh davon aus, dass das nicht nur die E-Mail betrifft, sondern auch SMS und WhatsApp. Absatz 3 kennt eine enge Ausnahme für Bestandskunden, mit vier Bedingungen, darunter ein Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder Nachricht. Wer Privatkunden zur Einladung anruft, braucht nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG ebenfalls deren vorherige ausdrückliche Einwilligung, und § 7a UWG verlangt, sie zu dokumentieren und fünf Jahre aufzubewahren. Das ist keine Rechtsberatung.

Am einfachsten machst du es dir, wenn du bei der Einlagerung fragst: „Sollen wir Sie im Herbst an den Wechsel erinnern, und wenn ja, wie?“ Die Antwort notierst du mit Datum und Kanal, am besten vom Kunden schriftlich bestätigt. Dann hast du einen Nachweis, den du im Streit vorlegen kannst.

Nach dem Wechsel: wer für die Radschrauben haftet

Auf Werkstattrechnungen steht oft, dass die Radschrauben nach den ersten Kilometern nachzuziehen sind. Der ADAC berichtet über ein Urteil des Oberlandesgerichts München vom 19.05.2021 (7 U 2338/20): Löste sich nach dem Wechsel ein Rad, haftete die Werkstatt voll. Der Kunde durfte sich darauf verlassen, dass der Wechsel fachgerecht war, und der Hinweis auf der Rechnung änderte daran nichts. Eine Mitverantwortung des Kunden kommt laut ADAC in Betracht, wenn er nach dem Wechsel Auffälligkeiten bemerkt und trotzdem nichts unternimmt. Das ist keine Rechtsberatung.

Für den Betrieb heißt das: Der Hinweis ersetzt keine Sorgfalt. Ein Drehmomentschlüssel mit dem Wert des Herstellers und ein kurzer Vermerk am Auftrag, wer angezogen hat, schützen mehr als jeder Aufkleber.

Beispiele aus drei Betriebsarten

Die Fälle sind Beispiele, keine Kunden von uns.

• Reifenservice mit großem Lager: Der Betrieb verschickt im September Einladungen mit drei freien Zeiten. Kunden mit wenig Profil bekommen zuerst ein Angebot für neue Reifen.
• Freie Werkstatt: Sie lagert nur einen Teil der Räder ein. In der Saison reserviert sie jeden Vormittag zwei Fenster für Reifen und vergibt den Rest des Tages wie sonst.
• Kfz-Meisterbetrieb mit Hol- und Bringservice: Ältere Stammkunden lassen das Auto zum Wechsel abholen. Diese Termine plant der Betrieb in ruhige Tage vor der Spitze. Wie das geht, steht im Ratgeber Hol- und Bringservice.

Reifenwechsel-Termine mit einem KI-Agenten

In der Saison kommen Terminwünsche gleichzeitig über alle Wege. Die schriftlichen davon, also WhatsApp, Mail und Formular, kann ein KI-Agent vorsortieren, wie wir ihn für Kfz-Betriebe bauen. Er erkennt, um welches Auto es geht, fragt nach, ob die Räder bei euch lagern oder mitgebracht werden, und bietet freie Plätze aus euren Reifenfenstern an. Was der Kunde annimmt, steht danach in der Tagesliste. Wünsche außerhalb der Reifenfenster entscheidet ihr selbst.

Die Einlagerungsliste kann der Betrieb dem Agenten als Liste mitgeben. Ob eine Anbindung an deine Software geht, klären wir je Betrieb. Ob die Reifensaison bei dir der beste Anfang für einen Agenten ist, prüfst du mit dem Agenten-Check.